Pendampingan Digitalisasi Arsip sebagai Penunjang Paperless Office di SMP Negeri 4 Satu Atap Rambah Samo

Abstract

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberikan kemudahan dalam bidang administrasi sekolah. Jumlah arsip administrasi sekolah yang semakin meningkat dari waktu ke waktu, perlu dilakukan penyesuaian dalam manajemen kearsipan. Transformasi digital merupakan salah satu solusi paling yang efektif dan efisien dalam manajemen arsip. Hal ini juga harus didukung dengan pengetahuan dan keterampilan guru tentang digitalisasi arsip dan manajemen arsip digital. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk membantu pihak sekolah mengatasi permasalahannya dalam pembuatan dan pengelolaan arsip digital sebagai upaya mendukung paperless office di sekolah. Metode yang digunakan dalam pelaksanaan program ini adalah metode pelatihan dan pendampingan melalui transfer IPTEKS konsep digitalisasi arsip dan manajemen arsip digital menggunakan google drive. Guru dan tata usaha diberikan pelatihan pemanfaatan pelayanan teknologi layanan berupa digitalisasi arsip untuk mendukung paperless office dan manajemen digitalisasi arsip. Selanjutnya, guru dan tata usaha diberikan pendampingan dalam manajemen arsip menggunakan google drive, antara lain membuat arsip menggunakan google documents, google sheets dan google forms, serta menyimpan dan membagikan arsip menggunakan google drive. Hasil kegiatan yang sudah dilakukan memberikan wawasan pengetahuan guru dan tata usaha terkait paperless office, digitalisasi arsip, media penyimpanan arsip google drive dan manajemen arsip digital yang baik. Selain itu, juga meningkatkan keterampilan guru dan tata usaha dalam pengarsipan digital baik arsip pribadi maupun arsip sekolah serta mengelola arsip secara digital di google drive sebagai bentuk awal untuk paperless office di sekolah